Divisez par 2 le temps passé sur la gestion de vos interventions

Grâce à ce module nous avons divisé par 2 le temps passé par le secrétariat en ayant des demandes plus qualifiées car davantage cadrées

Entretien avec Nicolas Sanchette, Directeur du pôle voirie et cheminements doux à la Communauté de Communes des Hauts Tolosans qui durant l’été 2023, nous a contacté pour gérer les interventions depuis leur outil de gestion des voies Mon Territoire Voirie.

« Grâce à ce module nous avons divisé par 2 le temps passé sur la gestion des interventions en diminuant le temps passé par le secrétariat et en ayant des demandes plus complètes ! »

Qu’est-ce qui a déclenché ce besoin d’un outil de gestion des interventions ?

« Les demandes d’interventions pour les désordres de voirie provenaient de divers modes de transmission (mail, sms, accueil, fiches d’interventions, téléphone) et n’étaient pas toujours adressé au bon service, ou avec une localisation erronée, nous voulions simplifier, supprimer le papier et faciliter la ventilation des demandes en fonction de la cellule concerné par le désordre. Nous enregistrions les demandes sur un tableau Excel peu optimal car lourd administrativement, sachant que nous possédions un outil Mon Territoire Voirie déjà fonctionnel. L’idée était de faciliter la méthode administrative, de centraliser toutes les demandes en lien avec le service voirie sur le même support visible par l’ensemble des agents et gagner en efficacité sur le terrain. »

Pouvez-vous estimer le temps gagné depuis la mise en place ?

« Divisé par 2 facilement, le secrétariat dans un premier temps avait une lourde tâche administrative d’enregistrement et de transmission (réception du mail enregistrement de la demande, impression, scan, renvoi à la régie…) Aujourd’hui les demandes sont de meilleure qualité puisqu'elles sont davantage cadrées (localisation plus précise, photographie, coordonnées du pétitionnaire, type de désordre plus précis avec la liste déroulante) pour la personne qui signale sur le terrain le besoin d'intervention par nos équipes.  »

Quels sont les points forts du module ?

« Je note principalement la facilité d’accès. En termes d’utilisation c’est simple et intuitif pour les utilisateurs qui ont aussi un suivi précis de leur demande qui ne nous demande pas d'effort. »

Qu’est-ce qui a changé dans votre gestion quotidienne depuis la mise en place du module ? 

« Moins d'appels, moins de papier,… nous sommes surtout plus cohérents dans la gestion, puisque les informations sont sans doublon et bien complètes. Les besoins d'intervention son aussi affichés de manière visuelle : C'est du temps de gagné sur la coordination de l'intervention. »